Kako odrediti vrijeme za svoje vrijeme i izbjeći ometanje | Savjeti u fokusu | Alati za produktivnost za učinkovito upravljanje vremenom

Dwight Eisenhower.



34. predsjednik Sjedinjenih Država.

Vrhovni zapovjednik savezničkih snaga u Europi tijekom Drugog svjetskog rata.



Čovjek koji je pokrenuo programe koji su doveli do uspostave NASA-e, interneta i međudržavnog autocesta.



Zauzet čovjek.

A sudeći po njegovim postupcima - čovjek koji je napravio učinkovito i produktivno korištenje vremena.

Najpoznatija strategija produktivnosti koju koristi Eisenhower naziva se Eisenhower kutija, ili moderna varijacija - Matrica prioriteta.



Jednostavan alat za donošenje odluka, matrica prioriteta omogućuje vam da zadržite smetnje, dok ćete biti usredotočeni na najvažnije zadatke dana.

The matrica prioriteta omogućuje vam:

  • Identificirati na prvi pogled što treba učiniti.
  • Premjestiti zadatke okolo na temelju toga koliko je važno ili hitno.
  • Uzmi pregled na kojem trebate usmjeriti svoju pozornost kratkoročno i dugoročno.
  • Ostani na vrhu svih vaših popisa obveza.

Ovdje preuzmite visokokvalitetnu verziju matrice Eisenhower za ispis.



Kliknite ovdje za gledanje YouTube videozapisa Kako odrediti prioritete

Kliknite ovdje za gledanje Alati za produktivnost za upravljanje vremenom


Što je
Matrica prioriteta?

matrica prioriteta-mala

Kliknite sliku za ispis Matrix Worksheet



Matrica prioriteta ima dvije dimenzije - prva je važnost (važno / nije važno), a drugo je hitnost (hitno / nije hitno).

Svaki se zadatak klasificira prema tim kvadrantima, a zatim se rješava prema kvadrantu kojem pripadaju.



Svi su zadaci podijeljeni u ova 4 kvadranta:

  • Važno i hitno
  • Nije hitno i važno
  • Nije važno i hitno
  • Nije važno i nije hitno

Kvadrant 1 - važan i hitan

Učenje da koncentrirajte se na najvažnije je ključ uspjeha.

Naučiti upravljati sobom i svojim vremenom - to je ono što izdvaja uspješne od onih koji se sustižu s vremenom. To su zadaci koji imaju rok i visok povrat ulaganja.

Samo trebaju završiti!

Očito je da zadatke u ovom kvadrantu moramo izvršiti jer su oni važni, a prvo bismo ih trebali obaviti jer su hitni. Obično, ako nam nedostaje vremena, prvo bismo trebali obaviti te zadatke.

Ponekad nemamo izbora, ali puštanje stvari da dođu do te točke negativno utječe na našu izvedbu i kvalitetu života.

  • Važni rokovi - Ako se vaša tvrtka priprema za lansiranje proizvoda, potrebno je odmah riješiti sve zadatke povezane s lansiranjem.
  • Krize - Život je pun neočekivanih iznenađenja. Postoje situacije za koje ne biste mogli planirati ni s predviđanjem. Što se kvalificira kao kriza? Bilo koji zadaci koji su vremenski presudni sa značajnim posljedicama.
  • Obitelj - Ako ste roditelj, bilo koja izvedba ili igra u kojima vaše dijete treba sudjelovati u ovoj kategoriji. Pogotovo ako je potrebna neka priprema (na primjer, putovanje preko noći).
  • Last minute pripreme - Ispitivanje koje zaokuplja vašu pažnju, prezentacija koja se pojavila brže nego što se očekivalo ili neočekivana poslovna prilika, svi mogu ući u ovaj kvadrant.

Opasnost je ovdje što mislimo da mnoge stvari spadaju u ovu kategoriju, a kad ne, zapravo bi trebale spadati u hitno i nije važno kategorija.

Zapitajte se je li zadaća hitna i važna. Bilo koji zadatak koji ima financijske implikacije za vašu tvrtku imat će prednost nad upitom za korisničku službu.

eisenhower matricaKvadrant 2 - važan i ne hitan

Obraćamo se zadacima u ovom kvadrantu nakon rješavanje zadataka u kvadrantu 1.

Zadaci u kvadrantu 2 nisu hitni, ali ipak zahtijevaju pažnju. Ako ih ignoriraju, preći će u kvadrant 1. Bolje je riješiti te zadatke prije nego što postanu hitno i važno.

Zašto?

Budući da postoje dva problema sa zadacima Kvadranta 1 - oni su vremenski ograničeni, a to može izazvati stres i zabrinutost te utjecati na kvalitetu našeg rada.

  • Ovozemaljski zadaci - Priprema tjednih izvještaja zadatak je koji se može shvatiti kao svakodnevni. Lako ih je odgoditi za kasnije. Ako ništa ne poduzmemo, za tjedan dana ovaj zadatak postat će važni i hitni. Pripremite plan za takve zadatke kako biste se s njima nosili u pravo vrijeme.
    Ovaj plan može uključivati ​​korake poput prikupljanja podataka, traženja mišljenja kolege, pisanja nacrta, uređivanja nacrta, slanja šefu, određivanja vremena za prezentaciju i predstavljanja.
  • Zdravlje - Zdrava prehrana i vježbanje od vitalnog su značaja za vaše zdravlje. Nemojte čekati da vam liječnik postavi dijagnozu.
  • Odnosi - Moj prijatelj Jordan Harbinger priča o kopajući bunar prije nego što ožednite. Uložite u bilo koju vrstu veze prije nego što tu osobu zatražite za uslugu.
  • Vlastiti razvoj i odmoriti se su u kategoriji koji nisu hitni, ali su vrlo važni.

Ako se ne pobrinemo za zadatke u kvadrantu 2, naći ćemo se u situaciji da nam nedostaje vremena. Rezultat - pod stresom smo, radimo kasno navečer i dajemo loše rezultate.

Tako, Kvadrant 2 (važan i ne hitan) zaslužuje ozbiljnu pozornost.

q3 eisenhower matricaKvadrant 3 - hitno i nije važno

Ovo je najvarljiviji kvadrant. Uostalom, zašto bismo se zamarali zadacima koji nisu važni?

Što čini ove zadatke hitnim? Mnogo puta nas drugi ljudi pokušavaju prisiliti da se nosimo s tim zadacima.

Oni su vremenski razbojnici. Način da smanjite ovaj problem je jednostavno zaštititi svoje vrijeme.

Na primjer, ako netko inzistira na osobnom razgovoru s vama, a to znači da morate otputovati iz svog ureda - saznajte zašto je taj sastanak tako hitan. Možda umjesto toga možete telefonirati, a možda će ta osoba biti u vašem području sljedeći tjedan.

Postoje smetnje koje skaču ispred nas govoreći: 'obratite mi pažnju', to su požari za koje vas zapravo neće biti briga ako izgore.

  • Društveni mediji jedan je od najvećih krivaca koji nam odvlači pažnju. Morate imati predstavništvo na društvenim mrežama, ali ograničite svoje vrijeme, zakažite objave i, ako možete, pozovite nekoga drugog da upravlja vašim poslovnim društvenim računima.
  • Prijatelji koji traže usluge - Situacije prerušene u hitne mogu u stvarnosti čekati vašu pažnju. Budite disciplinirani u izgovaranju Ne na ono što se čini kao lažna uzbuna.
  • Socijalne aktivnosti - Umjereno, društvene aktivnosti (ceremonije, zabave, okupljanja) dodaju ravnotežu našem užurbanom modernom životu. To su zadaci koje vjerojatno ne biste trebali raditi osim ako nemate što drugo raditi.

Ne trošite energiju na zadatke koji nisu hitni i nisu važni - oni će vam izgubiti vrijeme.

U tom slučaju - u vašem je najboljem interesu odabrati hobi ili naviku koja će vam dugoročno koristiti. Meditirajte, vježbajte, naučite novi jezik ili instrument - sve što vas stimulira i drži.

q4 eisenhower matricaČetverokut - nije hitan i nije važan

Zadaci u ovom kvadrantu mogu postati ozbiljni rasipnici vremena. Kad prepoznate zadatak u tom kvadrantu, pokušajte ga otkazati. Ako ga ne možete potpuno eliminirati, pokušajte smanjiti vrijeme koje trošite na taj zadatak. Započnite s održavanjem popisa ‘koji ne treba raditi’ i izbjegavajte popunjavati vrijeme zadacima koji za vas nemaju stvarnu svrhu.

  • Netflix - Gledanje TV emisija i filmova putem interneta čini se kao ugodna distrakcija. Ovi su rasipanje vremena koji nisu planirani. Pratite koliko vremena trošite na zadatke koji nisu hitni i nisu važni.
  • Messenger i usluge slanja poruka - Ako se to može reći putem brzog telefonskog poziva, uštedite vrijeme umjesto slanja više naprijed-natrag tekstnih poruka.

Ako su svi vaši zadaci uklopljeni u ovaj kvadrant - čestitamo, živite slobodno vrijeme!

To većini nas nije stvarnost. Međutim - zadatke koje kategoriziramo kao hitne i nevažne je najlakše izvršiti. Njihovo ispunjavanje daje nam osjećaj postignuća.

Pažljivo pratite svaki kvadrant. Ako je potrebno - podijelite svaki od glavnih zadataka u podzadaće.

Započnite zadatke na vrijeme, čak i ako sada ne izgledaju hitno. Inače ćete potrošiti puno truda s upitnim rezultatima ... ako ostanete na vrhu svojih zadataka rezultirat će dobrom izvedbom, a istovremeno zadržati dobru kvalitetu života.

Korisni grafikon je grafikon dnevnih aktivnosti upravljanja vremenom u kombinaciji s matricom prioriteta. Ljepota matrice prioriteta je u tome što se mnogi od ovih zadataka mogu zamijeniti ovisno o godišnjem dobu vašeg života.

Zapamtiti - ono što je važno rijetko je hitno, a ono što je hitno rijetko je važno. -Dwight Eisenhower

Kako napraviti vlastitu matricu prioriteta?

Ovdje preuzmite visokokvalitetnu verziju matrice Eisenhower za ispis.